文面での印象

面と向かって人と話す時や、電話で話す時というのは「表情」や「声色」によって自分の側の印象を伝えることができます。

言っている内容自体は無機質なものであったとしても、笑顔ならばそれだけで良い雰囲気にすることができるでしょう。

ただ、困るのは「文面」でやり取りをする場合です。

ビジネスシーンやプライベートシーンなど様々ですが、メールで文章だけでやり取りをするという場合には「機嫌が悪い」ように見えてしまうことがあります。

それでは、相手の印象を良くし、人間関係の構築にも役立つ「メール」の文面について考えてみましょう。

まず重要なのが「相手の気持ちを考えて文章を書く」ということです。

例えば何かを断りたいメールを送るという場合に「お断りをします」と返事をするのと「申し訳ありませんが、辞退させて頂きます」と返事をするのとでは、受け取り方に違いが出ます。

前者は拒絶の意思が強く現れすぎているため、人を傷つけてしまうことも有るでしょう。

次に「相手に伝わりやすい言葉を使う」ということもポイントです。

専門的な用語や、無駄なカタカナ語などについては使用を避けた方がよいこともあります。

自分では当たり前と思っている表現でも、相手からすると通じにくい表現になっていることもあり、相手に負担を掛けてしまう原因となります。

距離感を意識しよう

人間には「プライベートスペース」という、「他人に入って欲しくない領域」というものが存在しています。

直接あって話す場合にもこれは重要で、あまり近くに寄り過ぎると抵抗感を覚えられてしまうことになります。

文面の場合にも「精神的な」プライベートスペースに踏み込んでしまわないように、距離感を意識した文章を心がける事が重要です。

いきなり馴れ馴れしいような文章を使うと、やはり相手からすると引いてしまうこともあります。

程よい文章の距離感を掴みながらメールを重ねて、少しずつ馴染んでいく事が重要です。

逆に、相手の文章を読んでいて、気に障るということも有るかもしれません。

ただ、それも相手が「言葉選び」に失敗しているだけで、本当は別に攻撃的な内容ではない、ということもよくあります。

売り言葉に買い言葉でいきなり喧嘩腰の返信をするのではなく、内容をもう一度読み返して本当に意味している所を読み取ってみるのも良いでしょう。

無用な争いを避けることができる場合もあります。